12社のテナント要望にバランスを取りながら応える、大型ビル運営の難しさ

——まず、皆様の現在の業務について教えてください

土肥さん： 私たちは東京ガーデンテラス紀尾井町内の大型複合ビルである紀尾井タワーのプロパティマネジメント（PM）業務を担当しています。オーナー様から委託を受け、テナント企業様への日々の対応や各種工事の発注業務などを行っています。紀尾井タワーには12社のテナント企業様が入居されており、各テナント様にそれぞれ担当者がついて運営にあたっています。

——大型ビルならではの運営の難しさはありますか

阪本さん： やはり、突発的なトラブルへの迅速な対応と、多くの関係者間における細やかな調整ですね。PM業務はルーティンワークだけではありません。何か問題が起きた際に、いかにスピーディーかつ適切に動けるかが重要です。また、契約更新のタイミングだけでなく、法改正やオーナーチェンジに伴う契約内容の変更などもあります。大型ビルは、複数の関係者と細かく協議・調整しながら進めるのが特長です。

さらに、テナント企業様からのリクエストも多種多様です。「空調を個別に制御したい」「セキュリティをより強化したい」といった様々なご要望をいただきます。すべてのお声にお応えしたい気持ちは山々ですが、一つの要望をそのまま反映すると全体の運用が変わってしまいます。その結果、別のテナント企業様にとって使いづらくなってしまうことも。テナント各社様のニーズへ応えつつも運営のバランスが崩れないよう、ビル全体の最適解を導き出していく点が大型ビルならではの難しさだと思います。

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システム更新の好機に出会ったworkhub、コストと拡張性を評価

——workhubを導入された背景を教えてください

河島さん： 私が着任する前の話ですが、当ビルでは2022年7月にビルの受付システムとしてworkhubを導入しました。その後、顔認証に対応した入退室システムを追加しています。検討を始めた2022年当時、竣工時から利用していた従来の受付システムがサーバーの更新時期を迎えていました。そのまま同じシステムを更新するか、新しいシステムへ移行するかを模索する中で、パートナー企業様からビットキー様を紹介されたのが最初のきっかけです。

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——当時の選定担当者様が、workhubを評価した「決め手」はどこにあったのでしょうか

阪本さん： 前任の担当者からは、大きく2つのポイントがあったと聞いています。

1つ目は、「最新技術を低コストで導入できる」点です。当時はコロナ禍ということもあり、非接触での受付や顔認証といった最新技術へのニーズが急速に高まっていました。一方で、リモートワークの普及期でもあったため、受付設備へ多額の投資を行うという経営判断が難しい時期でもありました。その点、workhubは最新技術を搭載していながら初期投資を抑えて導入できます。さらにSaaSとして継続的に機能がアップデートされるため、長期的にも安心して利用できる点が評価されました。

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2つ目は、「高い拡張性」です。共通のシステム基盤の上へ、後から必要な機能を追加していける設計がビル運営に非常にマッチしていました。一般的なビルの設備投資は「0か100か」になりがちです。例えば空調であれば一部エリアの改修は可能ですが、セキュリティなどの基幹システムを一部だけ導入するとなると、全体の運用がガラリと変わってしまうため部分的な導入は困難です。既存のビルに段階的に導入できるシステムは多くありません。

その点、workhubは「まずは受付システムからスモールスタートし、タイミングを見て顔認証も導入する」という進め方が可能でした。複数のサービスをバラバラに導入すると、その都度新しい管理画面の操作を覚える必要がありますが、workhubは機能が増えても管理画面が一つに統合されているため、ビル側の運用負荷も増えません。

ほかにも、実際にビットキー様のオフィスで顔認証を体験した際に認証スピードが非常に速かったことや、大手不動産デベロッパーから出資を受けていることも、信頼材料だったと聞いています。

運用開始から4年。テナントの利便性を高める「手ぶら入館」と「業務ツール連携」

——現在の具体的な運用状況を教えてください

河島さん： 来訪者の受付は、テナント企業様が事前にworkhubの管理システム上で来訪者登録を行い、ゲストへ二次元コードを送っていただきます。ゲストの方は、1階、2階、4階のセキュリティゲートにある認証端末に二次元コードをかざすだけでスムーズに入館できます。オフィスビルの受付にありがちな「ピークタイムの混雑・待ち時間」がありませんし、入館カードを返却し忘れることもありません。

顔認証は一部のテナント様にご利用いただいています。入居時にはカードもお渡ししているので、カードと顔を並行して運用しています。

——顔認証への移行はどのように進めていくお考えでしょうか

土肥さん： 個人としては、カードを持たずに「かざさなくていい」というのはスムーズに通行できる非常に大きなメリットだと感じています。

しかし、現時点で全てのテナント企業様を一斉に移行させる予定はありません。この規模のビルになると、入居企業様ごとに独自のセキュリティポリシーや運用ルールが存在します。そのため、急いで移行するのではなく、カードも顔認証もどちらも選べるという「選択肢の幅」を用意しておくことが重要だと考えています。

実際、セキュリティゲートの顔認証を導入する際も、まずは実際の運用状況やテナント様のリアクションを見ながら進めました。最初は1レーンだけでテスト運用を始め、効果を確信できた段階ですべてのレーンへと拡大しています。このように、テナント様のニーズやスピード感に応じて「段階的に拡張できる」特性こそがworkhubの強みだと感じています。

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——実際に利用されているテナント企業様からの反響はいかがですか

土肥さん： 顔認証を利用されているテナント企業様からは、「ランチやコーヒーの買い出しなどで両手がふさがっていても、顔をかざすだけでゲートを通れるので非常に便利」というお声をいただいています。

また、「普段使用している業務ツールと連携できる点」も好評です。
従来の受付システムは、テナント企業さんが利用するツールと連携できませんでした。

workhubは、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー、Microsoft Teams、Slackなど、各社が日常的に利用しているシステムと連携させることができます。使い慣れたカレンダーに予定を登録するだけで、ゲストへ２次元コードを送ってくれますし、ゲストが到着した際の通知も馴染みのあるツールに届きます。

ビルのセキュリティとテナント様の普段の業務フローがシームレスにつながる体験は、他にはない大きな価値だと思います。

——導入から4年が経ちましたが、運用の安定性やサポート体制はいかがですか

土肥さん： 導入初期こそ操作方法に関する細かな問い合わせがありましたが、現在ではそうしたお声もほとんどありません。ビルのインフラ設備として、安定して稼働しています。

阪本さん： ビットキーの開発チームの方々は私たちの意見を積極的に取り入れ、継続的にシステムをアップデートしてくれる安心感があります。また、新しくテナント様が入居される際には、ビットキー様が直接テナント様へシステムの使い方の説明に行ってくださることもあります。現場に寄り添って手厚くサポートいただけるのは本当にありがたいですね。

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コロナ禍を経て、ニーズが高まる「働く環境の“質”」

――竣工から10年が経過し、テナント企業様がビルに求めるニーズに変化はありましたか

土肥さん： コロナ禍を境に、求められる基準が大きく変わりました。かつては「安くて広い物件」が重視される時代もありましたが、現在はビルのセキュリティレベルの高さ、清潔感、ビル内にコンビニがあるなど「働く環境の質」が見られるようになっています。

——その変化の中で、workhubはテナント誘致にどのように寄与していますか

 土肥さん： 仲介会社様向けの資料や物件説明の場で、「顔認証でスムーズに通行できる先進的なビル」であることを特徴の一つとしてアピールしています。実際に仲介会社様から「このビルは顔認証に対応していますか？」と聞かれることもあり、テナント企業様が入居を判断する上での重要な材料になっていると感じます。
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「変化し続けるビル」が賃料の妥当性を支える

——竣工10年を迎えた今、ビルの競争力を維持するために意識されていることはありますか

阪本さん： 当ビルは「Sクラスビル」としての価値を評価いただき入居されています。しかし、建物自体は竣工から10年が経過しているため、価値を落とさずに現在の不動産市況についていくためには、日々の運営管理においてアップデートし続けることが重要です。

近年の不動産価格の上昇に伴い、昔のような賃料の減額交渉はなくなりましたが、逆に「賃料が上がっても、このビルに残り続けたい」とテナント様に選ばれるための努力は欠かせません。

特に賃料交渉の場面では、テナント企業様から「賃料アップを受け入れる代わりに、こういった設備改修をしてほしい」と要望を受けることがあります。

こうした場面で顔認証のような先進的なシステムをビル側からご提案できれば、賃料に納得いただくための強力な材料になります。変化し続けるビルであるために、workhubの重要性は今後さらに高まっていくと思います。

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今後はシームレスな顔パス体験の実現とさらなる不動産価値の向上へ

 ——今後、workhubに期待することや目指したい姿を教えてください

土肥さん： 今後は、共用部のセキュリティゲートだけでなく、エレベーターや各テナント様の専有部（貸室）の入り口まで、すべてシームレスに顔認証でつながる環境を目指したいです。一部のテナント様からはすでに「ゲートだけでなく、その先の自社オフィスのドアも顔認証にしたい」というお声をいただいています。既存のビル設備との連携など、クリアすべきハードルはありますが、ビットキー様と一緒に進めていきたいと思います。

あとは、私たちが思いつかないような、IT企業ならではの新しいサービス提案にも期待しています。ビル管理に長く携わると、どうしても既存の枠に捉われた発想になりがちです。当ビルには商業施設が入っていますし、カンファレンスルームなども併設されているため、大規模複合施設ならではの「商業×オフィス」「施設連携」といったプラスアルファの機能が生まれると、さらに可能性が広がるのではないかと考えています。

阪本さん：当社は、「保有不動産の価値を中長期的に高めてしていくこと」が至上命題です。オフィスビルにおいて、顔認証を導入できている物件はまだ多くありません。単なる「設備の導入」に留まらず、ビルの資産価値を高め続けるビジネスパートナーとして、これからもビットキー様と共に歩んでいけたら嬉しいですね。