オフィス移転を「働き方DX」の起点に。お客様への価値提供を最大化するために

——移転の経緯を教えてください

梶山さん：もともと旧オフィスビルの老朽化に伴い移転が必要でした。移転を機に、生産性向上や効率化の観点で面積削減を進めるとともに、働き方DXを推進しようと考えました。

我々が主軸とする百貨店は、お客様に新しい価値やライフスタイルを提案する場所です。デジタル化が急速に進むなかでも、新しい体験を求めてあえて店舗に足を運んでくださるお客様がたくさんいらっしゃいます。そして、お客様自身がどんどん変化していく時代です。

そこで、ビジネスモデルのDXを考える第一歩として手掛けたのが、今回のオフィス移転と「働き方DX」です。働き方のDXという新しい価値に私たち自身が普段から触れていくことで、お客様への新しい提供価値を常に模索し提案できる体制を構築すること。この考えが、今回のオフィス移転で最も重要なテーマでした。

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フロア面積3割減・座席数5割縮小で、固定席からABW型オフィスへ転換

‍——新オフィスに移転して、最も大きく変わった点を教えてください

梶山さん：伝統的なオフィスの形から、一気に先進的なオフィスへ移行したことです。以前のH2Oリテイリングはオフィス出社を前提としたワークスタイルでしたが、この移転を機にハイブリッドワークの導入に舵を切りました。

今回の移転ではフロア面積3割削減・座席数5割縮小を掲げていたため、ABWの導入は必須でした。しかし、固定席があった状態から急にABWになれば社員に戸惑いや不安が生じると想定していました。そこで、ホテリングを導入し、出社したらまず自分の席を確保できる運用にしました。固定席に近い安心感を残しつつ、ABWへの心理的障壁を下げることがねらいです。

長谷川さん：文化定着の面で懸念していたABWですが、ホテリングを使っているおかげか運用もスムーズです。かつての固定席文化から、出社して一番にホテリング機能で「その日の席を確保する」という仕組みにしたことがうまく噛み合ったのだと考えています。

ABW型オフィスに必要な機能を一体で運用できるworkhubを選定

——システム選定ではどのような点を重視しましたか

梶山さん：「業務効率化を推進し、新たな価値を創造する土壌としてのオフィス」がテーマなので、先進性が高くかつ使用感も良いシステムを求めていました。プロジェクトを進めるほど、要件や要望が多岐にわたって出てきたのです。

• ホテリング導入で固定電話が不要になるため、どの席にいても来客通知が届く仕組み
• 受付システムから担当者への通知が届く機能
• 会議室予約とアポイント設定が連動できること
• セキュリティカードを持ち歩かなくても安全に入退室できる顔認証

これらを踏まえて運用設計をしたところ、導入するシステムがバラバラだと運用上大変なことになると気づきました。理想は、ひとつのシステムですべてをカバーできることでした。

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——workhub導入の決め手を教えてください

梶山さん：workhubひとつで、当社が目指す「ABWによる自律的で柔軟な働き方」を実現できることです。最終的にworkhubを含む2製品に絞り込んで検討しましたが、決め手は以下の点でした。

• システム連携のスムーズさ：実際に試した際、接続やシステム連携がわずかにworkhubの方がスムーズだった。ソフトウェアとハードウェアの両軸で開発されている強みを感じた
• 製品の将来性：自社製品の開発や多様な企業との連携を通じてどんどん進化していく点に期待感があった
• コンセプトへの共感：当社もお客様への価値提供を最大化するために日々ビジネスをアップデートしており、そのコンセプトが共鳴した

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900人の社員に新しい働き方を定着させるため、丁寧な説明と運用設計を実施

——導入時に苦労された点はありますか

梶山さん：新オフィス自体が従来の働き方を大きく変えるものなので、社員が慣れるまで時間がかかることは予想していました。総勢約900人の社員に運用ルールを理解してもらうことには一番苦労しました。社内説明会の開催、ルールブックの配布、全員が見られるチャットでの発信、現地でのオリエンテーションなど、地道な活動を続けたことで社内の理解を深められたと思います。運用設計の段階では、ビットキーさんに新オフィスの全体像を踏まえて個々のシステムの運用まで一歩踏み込んだ相談ができたことも、順調な導入につながりました。
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顔認証・無人受付・会議室予約の連動で、社内外の業務を大幅に効率化

——workhub導入後、どのようなメリットを感じていますか

梶山さん：運用を始めてからしばらく経ちますが、戸惑いの声は聞こえてきません。むしろ社員の仕事にどんどん馴染んでいっています。主なメリットは以下の点です。

• 顔認証による入退室
  カードを取り出してかざす手間がなくなり、直感的でわかりやすいと好評です。先進性を感じるという声も多く届いています。

• ‍無人受付と会議室予約の連動
  ‍‍アポイントの確認メールが、当日チェックイン用の2次元コードの発行と会議室予約を兼ねて同時に行えるため、以前に比べて必要な手順が大幅に短縮されました。来訪者にとっても、警備員への受付や記帳、内線番号を探して電話するといった作業がQRコードの読み取りだけに置き換わり、効率化が図られています。‍

• 来訪者記録の自動取得‍
  これまで来訪者の記帳で管理していた来訪者記録がworkhubで自動取得でき、いつでも閲覧できます。社内の担当者にとっても来訪者にとっても、ストレスフリーな体験になっています。

——workhubの体験や動線には、どのような先進性を感じていますか

梶山さん：認証端末のスタイリッシュさはもちろん、workhubの「体験」やそこに至る「動線」すべてがスマートです。日常的に触れるものの品質が高いと生活の満足度も上がる――まさに当社が小売業を通じて提供している価値を、自分たち自身が日々実感しています。

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workhubひとつで完結する管理のしやすさが、運用工数の削減に直結

——workhubがひとつで完結することに、どのようなメリットを感じていますか

梶山さん：メンテナンスのしやすさと利便性により、管理工数が大きく削減されています。社員の配置換えなどで設定変更が必要な場合も、workhubの管理画面から変更するだけで完了します。また、自動取得される入退室ログを活用すれば、社内で忘れ物があった際にその場所に座っていた人にヒアリングできるなど、副次的な活用も広がっています。

不明点があった場合もビットキーさんに問い合わせれば解決するという安心感も大きいですね。DXに前向きな企業や、働く場所に関する管理をひとつにまとめたい企業にはおすすめです。

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——今後、ビットキーやworkhubにどのような期待をしていますか

‍梶山さん：workhubという製品・サービスそのものが進化していく様子が伝わってくるので、期待感があります。私たちも普段から共創やコラボレーションを意識しているので、ビットキーさんとこれからも情報交換をしながら、付加価値を一緒につくっていければと思っています。