グループ8社が集まるフォトライフ企業グループ‍

――キタムラHDが展開する事業について教えてください

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米川さん：キタムラ・ホールディングスは、写真の専門店「カメラのキタムラ」や写真プリントのECサービス「しまうまプリント」など、写真関連のサービスを幅広く展開しています。「世界を代表するフォトライフ・カンパニー」をコーポレートビジョンに掲げ、あらゆる世代やライフスタイルに応じたフォトサービスを提供しています。

本社に集約された8社は、数十年の歴史を持つ企業からベンチャー気質の企業まで、さまざまな文化を持つ企業が混在しています。グループ会社のビッグハイブ社が2024年にセルフフォトブランド「Photomatic（フォトマティック）」の日本初フラッグシップショップをオープンするなど、新しい取り組みも活発です。
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出社率の上昇と人員増加で、グループ8社のオフィス移転を決断

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‍――オフィス移転の背景を教えてください

米川さん：2021年にグループ8社のオフィスを集約・統合したときは、出社率を約4〜6割と想定し、リモートワーク前提でオフィスを設計しました。しかし、コロナ禍が落ち着くにつれて出社率が上昇したことや、事業成長に伴う新入社員の増加により、オフィスが手狭になってしまったのです。増床による対応も試みましたが、より良い働き方を追求するためにも、新しいオフィスへの移転を決断しました。

新オフィスで目指したのは、「企業を超えた交流が生まれ、従業員が熱量を上げて働けるオフィス」です。以前は企業ごとにフロアが分かれていたり、同じフロアでも壁で仕切られたエリアが多く、自然な交流が生まれにくい環境でした。グループ全体の連携を強化するため、プロジェクトルームの設置などオープンな空間づくりを進めました。

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会議室の無断利用・空予約、受付システムの低利用率が課題だった

――以前のオフィスでの会議室運用には、どのような課題がありましたか

米川さん：以前の会議室予約システムには、主に3つの課題がありました。
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・鍵と予約が連動していない

‍　予約なしでも使えてしまい、「予約した会議室が無断利用されている」という声が多々出ていた

・空予約が解消できない‍

　予約したまま使わないケースが常態化していた

・OutlookとGoogleカレンダーの同期がとれない‍

　グループ各社でGoogleカレンダー、Outlookカレンダーと異なるシステムを利用しており、予約が重複する事象が発生していた

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――受付システムにも課題があったのでしょうか

米川さん：受付システムは、利用頻度の高い人だけが総務にアカウント発行を申請する運用にしていました。そのため、受付システムの存在を知らない人や、申請の手間を理由に使わない人もいました。さらに、会議室予約と受付が別々のシステムだったため、来訪者を招待する際にそれぞれのシステムを操作する必要があり、それも使われにくい原因になっていました。

会議室予約・受付・カレンダー連携の課題を一括で解決できるworkhubを選定

――workhubを選ばれた理由を教えてください

米川さん：複数の会議室予約システムの機能を比較検討した結果、私たちの課題を最も解決してくれるのがworkhubでした。決め手は以下の点です。

・会議室予約と鍵が連動し、無断利用を防止できる

・空予約の自動キャンセルやリマインド通知など、利用時間を管理する仕組みがある

・OutlookとGoogleカレンダーの双方に対応しており、グループ会社間の予約重複を解消できる

・会議室予約と受付が1つのアプリで完結し、アカウントの個別申請が不要になる
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――会議室予約と受付が統合されたことで、何が変わりましたか

米川さん：会議室を予約すると自動で来訪者へ招待メールが送られ、当日は到着通知も届きます。以前のように受付システムのアカウントを個別に申請する必要がなくなり、全員が自然と受付機能のメリットを享受できる状態になりました。「こんな便利な機能があったのか」という声も上がっています。

顔認証入退室を導入。カード運用の不便を解消

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――顔認証の導入は、どのような経緯で決まったのでしょうか

米川さん：顔認証はもともと導入する予定はありませんでした。しかし、ビットキーさんのオフィスツアーで、オフィスの扉から会議室まで顔をかざすだけで入室できる様子を見て、「会議室予約と鍵が連動していて、しかも顔認証で入れる。まさに鬼に金棒じゃないか！」と感動しました（笑）。「絶対に入れたい」と思い、すぐに導入を提案しました。

‍――社内ではどのように受け止められましたか

米川さん：当初はコスト面を懸念する意見もありました。しかし実際に体験してみると、全員が口をそろえて「これはすごく便利だね」と言うんですよ。普段、社員証兼セキュリティカードを首から下げてカードで扉を開けていましたが、中にはネックストラップごと首を伸ばしてカードをかざす人もいて、不便そうだったんですね。一度workhubを体験した人の多くは「導入したほうがいい」という意見に変わりました。

私はシステムを選定・提案する際、自分が自信を持って「良い」と思えるものを見つけ、信念を持って提案することを大切にしています。自分の専門外だからと敬遠せず、まず自分が積極的に体験して「本当に良いと思えるか」を確かめる。そうしないと、「オフィスが良くなっていく」というイメージが湧かないと思うんです。

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――顔認証はどのような不便を解消しましたか

米川さん：カードレスになったことで、以下のような日常の不便が解消されました。

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・カードを忘れた際の、総務によるセキュリティカードの貸し出し手続き

・カードを持たずにコンビニに行ってしまったときの締め出し

・朝の出社時に、かばんの中からカードを慌てて取り出す手間

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今も身分証明のためにカードは下げていますが、入退室のたびにかざす必要がなくなりました。

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タイトなスケジュールでの移転プロジェクト

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――導入時に大変だったことを教えてください

米川さん：短いスケジュールの中で、ネットワーク・会議室予約・受付・顔認証・配信設備を一気に整える必要がありました。プロジェクトが進むにつれて映像配信設備や什器の配置調整まで担当範囲が広がり、図面通りにいかないことも多く、現場で状況を見ながらその場で判断する場面も多かったです。

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――workhub導入時にはどのような設定・調整が必要でしたか

米川さん：workhubは機能が多いため、「どの機能を使うのか」「どう運用するのか」を一つひとつ決める必要があります。受付の案内文や通知タイミング、会議室予約のルール（自動キャンセルの時間、予約上限など）といった項目を、ビットキーさんに説明いただきながら運用に合う形に仕上げていきました。

短期間でしたが、丁寧に設定できたことで移転後のスムーズな運用につながったと思います。

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従業員の84%が「便利になった」と回答。顔認証と会議室予約の評価が高い

――workhub導入後、どのような効果がありましたか

米川さん：オフィス移転後の社内アンケートで、84%の従業員が「便利になった」と回答しました。特に評価が高かったのは以下の点です。

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・顔認証の反応が速いことで入退室の時間が短縮され、セキュリティの安心感も向上した
・会議室の予約がモバイル端末からもできるため、手軽に操作できる
・予約終了時間のリマインド通知で、時間管理がしやすくなった

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また、会議室の空予約や無断利用がなくなり、効率的な運用が進みました。
受付と会議室予約が連動したことで、予約→招待メール送付→無人チェックイン→到着通知→会議室案内という一連の流れが一本化され、以前のように複数のシステムをまたぐ必要もなくなっています。

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従業員の働き方を快適にし、交流を生むオフィスにするという点にはこだわってきたつもりなので、実際に好評で嬉しいです。こうしたポジティブな体験の積み重ねが、オフィス全体の進化につながるのだろうと思います。

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各社の文化を尊重しながら、フレキシブルなオフィスをつくりたい

――今後、目指していきたいオフィスの姿についてお聞かせください

米川さん：キタムラ・ホールディングスのグループ各社は会社ごとに文化が異なるので、それぞれが求めるオフィス像も少しずつ違います。新しいものを取り入れると同時に、会社組織として守るべきルールをつくる。各会社の文化を尊重したフレキシブルなオフィスをつくっていければと考えています。