「One RIZAP」の実現に向けて、約20社を1つのオフィスに集約

—— RIZAPグループについて教えてください

大宮司さん：RIZAPグループは「『人は変われる。』を証明する」を理念に掲げ、すべての人がより健康に、より輝く人生を送るための「自己投資産業」を事業ドメインとしています。パーソナルトレーニングジムのRIZAPを中核に、美容ヘルスケア事業やウェルネス事業など、理念をともにできる企業にグループインしていただくことで事業領域を広げてきました。

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——約20社のグループ企業が1つのオフィスに統合された背景を教えてください

大宮司さん：RIZAPグループはコロナ禍を受けて、多種多様なグループ企業の力を結集し高い価値を提供し続ける「One RIZAP」を掲げました。その取り組みの一つが、グループ企業のビジネスプロセスを統合管理し「コストの最適化」を図ること。今回のオフィス移転やシステムの共通化はその一環です。固定席中心の従来型オフィスからフリーアドレスを取り入れたABW（*1）型のオフィスへ転換することで、コミュニケーションが行いやすくなり、グループシナジーも生まれやすくなると考え、オフィス統合に至りました。

*1 アクティビティー・ベースド・ワーキング（Activity Based Working）の略称

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約20社の要望を調整しながら段階的にオフィス集約を進めた

——オフィス統合はどのように進められたのですか

大宮司さん：いきなり約20社を1つにまとめたのではなく、段階的に進めてきました。もともと会社ごとに拠点や働き方があり文化も違っていたので、同じオフィスに集まることに抵抗感がなかったわけではありません。会社にとってオフィスはある意味では自分たちの城。そこから別の場所に移り、他のグループ企業と同じ空間で働くことになるため、各社に理解をいただきながら少しずつ進めてきました。

家賃や運用面の最適化だけでなく、今まで見えづらかったグループ企業同士のつながりを生み出すことも大きな目的でした。

——移転プロジェクトを人事部が主導したのはなぜですか

大宮司さん：会社として見据えていたゴールは、オフィス移転の完了そのものではなく、その先の「組織力強化」という人事的な観点でした。そのため、グループ企業全体の人事戦略を担う人事部にスタート地点であるオフィス移転から任せようという判断でした。

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——移転プロジェクトで大変だったことはありますか

森さん：各企業からの要望をとりまとめて実現可能なレベルに落とし込み、全体のバランスを考慮しながらひとつにまとめきることが大変でした。

グループ企業には、リアル店舗で無形のサービスを提供する企業もあれば、ECサイトで有形商材を販売する企業もあります。事業が異なるため、オフィスのあり方もまったく違いました。クローズドな商談・戦略会議用の部屋が必要な企業

・在庫を保管する大きなスペースが不可欠な企業

・開発中の商品や試作品など、グループ内でも公開できない情報を扱う企業

一律にフリーアドレスへ移行するだけでは対応しきれないため、必要に応じて区切られたスペースを設けるなど、業務に合わせた調整を行いました。各社の事情を丁寧にヒアリングしながら、多様な企業が集まることの意味が高まるように落とし所を見つけていきました。

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必要な機能がひとつで揃い、導入後も拡張できる点がworkhub選定の決め手

——workhub導入の決め手を教えてください

森さん：システム選定では6〜7社から話を聞きました。顔認証、受付、会議室予約など個別機能に特化したシステムについても検討しましたが、それぞれの機能は理解できても、オフィス全体の運用や社員の働きやすさにどうつながるのかを描きにくいところがありました。

一方、workhubは新オフィスに必要な機能がすべて揃っており、複数の機能をひとつにつなげて使えるため、オフィス運用をまとめて考えられました。決め手をまとめると以下の点です。

・必要な機能がworkhubひとつで完結し、オフィス運用の全体像を描けた

・オフィスツアーで実利用を体験でき、インターフェースのわかりやすさを確認できた

・後付けで機能やデバイスを追加できる拡張性**があり、「進化するオフィス」と相性が良かった

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大宮司さん：拡張性は大きな決め手です。RIZAPグループは組織的な進化に向けてシステムの追加やアップデートを想定していますが、workhubなら既存システムとの整合性を気にせず、必要な機能を後から追加できます。ビットキーさんは「導入がゴール」ではなく、我々の「進化するオフィス像」に合わせて伴走してくれる存在だと感じています。

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顔認証でカードレス入退室を実現し、セキュリティも強化

‍——顔認証によるカードレス化の効果を教えてください

大宮司さん：全社で一貫したシステムを使えることが最大のメリットです。顔認証による入退室は、グループ企業の垣根なく利用できています。カードレスによるシームレスな出社体験が、社員みんなが「One RIZAP」を体感しやすい環境に貢献しています。

これは思わぬ副産物だったのですが、所属先に関係なく誰しもが同じシステムを同じように使う風景が生まれたことで、グループ全体の一体感を醸成できていると感じています。以前の社員証を介した運用では、どこか「所属先」を意識してしまうシーンがありましたが、今はそれがなくシームレスです。

森さん：セキュリティ面でも大きな効果がありました。共有部から専有部のドアだけでなく、専有部内のサーバールームにも顔認証を設置しています。共有部・専有部・ハイセキュリティゾーンと、必要性に応じてセキュリティの段階設定ができ、自動で取得される入退室ログで管理も効率化されました。

また、カードレスになったことで社員証紛失のリスクと再発行のコスト、それらの手続きに伴う人的コストのすべてから解放されています。

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グループ約20社の受付をworkhubで統一。企業ごとのばらつきを解消

——受付運用はどのように変わりましたか

大宮司さん：会議室予約については、現在運用の改善を進めているところです。現状は、予約状況がパンクしないよう、特定の人にのみ予約・変更の権限を付与しています。workhubは会議室の予約状況や実際の利用ログが可視化されるため、この利用実態を把握しながら、権限の範囲や運用ルールの改善を図っています。

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ABW型オフィスで会社を越えたコミュニケーションが生まれた

——ABW型のオフィスにした結果、グループ企業の方々の反応はいかがですか？

森さん：今回新たに同居した企業も含めて、「良かった」という声を多くいただきました。ABWをはじめこれまでとは異なる運用を取り入れたため不満が出るのではと思いましたが、ほとんどなくスムーズに利用してもらえています。特に顔認証の反応がとても良く、日常で利用するドアがわかりやすく進化したことに、イチ利用者としても感動しています。社員からは「オフィスが使いやすくなったので出社している」「新オフィスでの生産性が倍になった」という声もあり、やった甲斐がありました。

大宮司さん：私は普段からいろいろな座席を使うようにしていますが、あえて種類の様々な座席を用意した結果、社員が能動的に「自分の生産性が上がる場所」を選んで働く光景が当たり前になりました。

移転当初は同じ企業の社員が固まって座る傾向がありましたが、今ではそれぞれが自由に座席を選び、業務内容やチームの動きに応じて自然と集まりやすいエリアも生まれています。社内のどこかで会話が始まると、居合わせた別企業の社員も加わって議論が白熱することもしばしば。新しいコラボレーションが生まれた瞬間を目の当たりにしたときには、心の中でガッツポーズしました（笑）。

オフィスのシステムをworkhubでつなげたことによる業務効率化も相まって、生産性を高める上でも、グループ企業間の壁を越えた横のつながりを作る上でも、かなりうまく機能しています。

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「進化するオフィス」の起点として、workhubとともに組織を進化させたい

——今後の展望を教えてください

森さん：workhubはオフィスを構える企業であれば、どんな企業にも合っていると思います。特に、カードレスによるバックオフィスの効率化やセキュリティ強化を図りたい企業、そして私たちのようにグループ企業がひとつのオフィスに集まるケースにはおすすめです。権限管理や設定が一括で済み、コストと業務効率化の両面で効果を感じています。

大宮司さん：ビットキーさんは自社でシステムを開発するだけでなく、自社オフィスで毎日社員が利用しています。プロダクトやサービスを通じて「働き方」を体現しているからこそ信頼感がありますし、様々な企業のオフィスに導入されている多様性が、サービスの将来性にもつながっていると思います。「オフィスをつくる」ことだけをゴールとせず、進化の起点にしていこうとする企業にとって、ビットキーさんは良いパートナーです。