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Sansan株式会社（以下、Sansan）は、事業拡大と人員増加に伴い、2024年9月に渋谷サクラステージへオフィスを移転。これを機に入退室管理システムと受付システムを見直し、ビットキーの「workhub」を導入しました。
直近3年間で従業員数が700名以上も増加するなか、従来は入退室権限の追加・削除を手作業で行っており、管理業務の負担やオペレーションミスが懸念されていました。workhub導入後は、Okta連携によって入退室権限管理を自動化し、オフィスセキュリティの強化やスムーズな来訪者体験の実現にもつながっているといいます。
今回は、オフィス移転プロジェクトの中核を担うオフィス戦略部に所属する白鳥さんに、システム見直しの背景からworkhub選定までの過程、導入後の効果についてお伺いしました。
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白鳥さん：オフィス戦略部は、オフィスに関する日常的な困りごとの対応からオフィス移転にいたるまで、オフィス全般にわたる業務を担う部署です。Sansanはリモートワークを併用しつつオフィスで働くことを起点とする「オフィス・セントリック」という働き方を提唱しています。「出会いからイノベーションを生み出す」というミッションを掲げているように対面でのコミュニケーションを大切にしているため、オフィスのあり方を経営戦略の一環として捉えています。
白鳥さん：オフィス移転の理由は、大きく2つです。
1つ目は、従業員の増加に対応可能なオフィススペースの確保です。直近3年間で従業員が700名以上増え、以前のオフィスでは座席や会議室が不足する場面もありました。そのため、より一層広いオフィスへの移転が必要でした。
2つ目は、オフィスの集約です。これまでは表参道に本社を含めて4つの拠点が点在していましたが、今回の移転で本社に集約し、事業部を超えてコミュニケーションが活性化されるオフィスとなるように設計しました。
白鳥さん：以前は、入退室管理と受付システムで、それぞれ別の会社のものを利用していました。しかし、オフィス移転を機に新たな機能が必要になったため、両方のシステムを見直すことにしました。
重視していた点は、セキュリティレベルの向上と、来訪者のスムーズな受付体験を実現できることです。
従来のオフィスは、エレベーターで各フロアに直接アクセスできる構造だったため、来訪者はセキュリティゲートを通過せずに入館できました。受付では企業名や氏名を毎回入力いただく運用のため、入力の手間が発生していることが課題でした。
新しいオフィスでは、セキュリティレベルを向上させるため、もともとあったビルの壁を撤去するという大掛かりな工事を行い、セキュリティゲートを新設しました。
セキュリティを高めることが目的です。しかしセキュリティを高めつつも従来のような手間はできるだけ省き、来訪者の方に負担をかけない導線にしたいと考えました。
そこでセキュリティゲートの通過や受付のチェックインまで一気通貫で行えるシステムを探していたのです。
白鳥さん：専有部エリアへの「共連れ」も課題でした。インボイス管理サービスの「Bill One」をはじめ、Sansanの提供する各サービスではお客様の個人情報やその先にいらっしゃるお客様の機密情報もお預かりしているため、高いセキュリティ水準が求められます。そこで、物理的なセキュリティを向上させるため、アンチパスバック機能※ を持つ入退室管理システムの導入を検討していました。
※アンチパスバック機能：通称「共連れ防止機能」と呼ばれる「アンチパスバック」機能は、セキュリティ向上を目的としてオフィスビルセキュリティや入退室管理システムにより提供されています。一般的には、入退室で利用するセキュリティカード上に「入」の記録がない場合は退出できない、もしくは「出」記録がなければ入室できないといった、「入」と「出」をセットにして管理することで、不正な出入りを防ぐ目的で利用されています。
白鳥さん：従来の入退室管理システムはオンプレミス型で、クラウド型のセキュリティシステムとの連携方法に課題がありました。
また、Sansanでは、Google WorkspaceやSlackなど複数のクラウドサービスを導入しており、ID管理サービスのOktaを利用して、従業員の入退社に伴うアカウントの権限管理を自動化しています。一般的に「プロビジョニング」と呼ばれる機能ですが、従来の入退室管理システムはOktaと連携できず、入退室権限の追加・削除においては1件ずつ手作業で行っており、手間でした。
従業員数が直近3年間で700名以上増加している状況を考えると、手作業での管理は担当者の負担が大きく、オペレーションミスも懸念されます。そこで運用システムを見直し、より安全な運用体制を築きながら、担当者の負担を軽減したいと考えていました。
白鳥さん：先ほどお話ししたように、従来のシステムでの課題を解決し、今回の移転で求めていた要件を備えているシステムはworkhubしかないと判断したからです。
具体的には以下の4つがあげられます。
1. Oktaと連携できること
2. セキュリティゲートと連携可能な入退室管理システムと受付システムを提供していること
3. アンチパスバック機能を搭載していること
4. 既存の扉に後付けでき、複数拠点の権限とログの管理を一元化できること
これらを実現できるソリューションはworkhub以外に見当たらず、まさに唯一無二のソリューションだと思いました。
後付けで多拠点の入退室権限とログを一元管理できる点からも、Sansanの今後の成長を長期的に支えてくれるソリューションだと期待することができました。今回の本社移転に続き、いくつかの拠点にもworkhubの入退室管理システムを導入予定です。
白鳥さん：より強固なセキュリティ体制の構築と管理業務の効率化に寄与していると感じます。
まず、入退室管理システムがOktaと連携できずにいた課題が解消され、アカウント情報の管理をOktaへ集約することができました。これまで手作業で行っていた入退室権限の追加・削除業務が自動化されたことで、担当者はとても喜んでいます。退職や異動の際の権限の更新漏れへの懸念もなくなり、精神的な負担も軽減されたようです。
白鳥さん：アンチパスバック機能については、Sansanオフィスの執務エリアの扉で設定をONにしています。入退室の両方でセキュリティカードをかざさないと通過できない仕組みになったことで、従業員一人ひとりがカードをかざす習慣が定着しました。その結果、かざさずに通過しようとする人がいれば周りが自然と声掛けをするようになり、共連れが防止されるようになりました。
従業員のセキュリティ意識も自ずと上がったように感じています。
白鳥さん：来訪者からは「以前よりも手軽になった」という感想をいただいています。従来のシステムでは、企業名・氏名を毎回入力いただく必要がありました。
今は、事前にメールに届いた二次元コードをかざすだけで、セキュリティゲートの通過からチェックインまで完了します。
従来は受付システムと入退室管理システムが別々だったため、二次元コードでチェックインはできても、同じコードでゲートの通過はできませんでした。workhubでは入退室管理と受付が一つのシステムで提供されているため、「来訪者にストレスを感じさせない、スムーズな受付体験を提供したい」というSansanの方針に合っていると感じました。
白鳥さん：来訪者情報の管理を正確に記録することが可能になりました。
従来の受付システムでは、来訪者が複数人いる場合、代表者1名のみに氏名を入力してもらっていました。新オフィスでセキュリティゲートを設置してからは、ゲートへの通過履歴によって同行者を含む来訪者情報を取得できるようになりました。そのため、「いつ」「誰が」来訪したのかを正確に把握することが可能です。
白鳥さん：はい。まずは試験的に一部の来訪者向けにご利用いただいています。登録した来訪者は次回からは顔をかざすだけで通過できるので、「優越感がある」という感想を多くいただいています。実は、従業員からも「自分たちも使いたい」という声もあがっているんです（笑）
今後もworkhubの活用範囲を広げていきたいと思います。
ワークスペースの課題や、従業員の働き方に合わせたworkhubの活用方法をご提案させていただきます。お気軽にお問い合わせください。