トヨタの「改善」を原点に、車と人をつなぐサービスを展開

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――トヨタコネクティッドについて教えてください

林さん：トヨタコネクティッドは、トヨタ自動車に設立された「業務改善支援室」を原点としています。TPS（トヨタ生産方式）とITを駆使した販売店の業務改善から始まり、中古車画像システム「GAZOO」の開発などを経て事業を拡大してきました。GAZOOは、デジタルカメラで中古車を撮影しネットワーク上で画像を公開するシステムで、インターネット普及前の時代において、導入前比較で売上約2倍・販売リードタイム半減という成果を残しました。現在は、トヨタのコネクティッドカーから得られる車両データを収集・解析し、お客様により豊かなサービスを提供するコネクティッド事業を主力としています。

「TOKYO GLIP」は、共創とオープンイノベーションを生み出すための拠点

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――「TOKYO GLIP」を設立した背景を教えてください

林さん：「TOKYO GLIP」は、グローバルな視点を持つ人材が集まり、新しい事業やサービスを生み出す拠点として設立しました。一人ひとりが主体的にアイデアを形にし、仲間や他社と連携しながら価値を育てることを重視しています。この「共にイノベーション」というアプローチは、特にベンチャー企業との連携において重要な要素です。

設立にあたっては「Co-creation」「KAIZEN」「Diversity」「Globalization」「Visualization」「SDGs」の6つのテーマを掲げました。これらは、オフィスの設計方針を形作り、どのようにオフィスを作り上げていくかを決定する基盤となっています。

入居しているaxle御茶ノ水は、もともとトヨタ自動車の社員寮で、築57年の建物です。リノベーションでは余分な装飾を省き、壁はむき出しのまま、床も最低限の部分だけにカーペットを敷くなど、建物の歴史や力強さを活かすことに重点を置きました。トヨタコネクティッドのオフィスデザインポリシーには「永遠に未完成」という考え方があり、時代に合わせて常に新しいものを追求し、オフィスをみんなで作り上げていくという思想です。オフィスの随所にアートを取り入れ、トヨタコネクティッドの歴史や創業者の想いを言葉でなく肌で感じてもらうことを目指しました。

来訪者の自由な出入りとセキュリティを両立できるworkhubを選定

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――workhubの導入背景を教えてください

林さん：東京オフィスの構想を練るなかで、重要なテーマがベンチャー企業との連携でした。ベンチャー企業の人たちがいつでも自由に出入りできるような特別感を演出したいと考えていたのです。そこで出てきたアイデアが、セキュリティカードではなく二次元コードや生体認証を使って、いつでもスマートに扉を開けられる体験を提供すること。workhubであればこの体験を実現できると知り、導入を決めました。

――導入時のビットキーの対応で印象に残っていることはありますか

林さん：導入段階でいくつか運用の要望を出しましたが、ビットキーのカスタマーサクセスの皆様が常にチャレンジする方向で前向きに検討してくれたことが印象的でした。トラブルがあっても「どうやって解決できるか」という視点で対応してくれるのは、私たちが求めていたベンチャー精神そのものです。

私たちは取引先の皆さんに「失敗しても大丈夫。うまくいくように考えてチャレンジしてほしい」と伝えていますが、ビットキーさんはこの期待にいつも応えてくれています。この姿勢も、workhub導入の大きな理由の一つです。

無人受付・カードレス入退室・会議室予約の見える化で、オフィス体験を向上

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――workhubを導入して、どのような効果がありましたか

喜田さん：多くの従業員から「便利な機能が導入された」と好評をいただいています。主な効果は以下の点です。

会議室予約の見える化以前はOutlookカレンダーを立ち上げて確認・予約する必要がありましたが、今は直感的でかなり使いやすくなりました。ファシリティマネジメントの観点でも大きな改善につながっています。

無人受付システム外部来訪者は、事前に送付された二次元コードをかざして入館できます。受付端末から担当者の呼び出しも可能で、来訪者にとってスムーズな入館体験を実現しています。

カードレス入退室顔認証とスマートロックの組み合わせにより、ICカードを使わずに顔をかざすだけで入退室できます。従業員のカード紛失リスクや不正利用のリスクも大幅に低減されました。社内イベント時には、二次元コードによる扉開閉も活用しており、イベント開催メンバーからも高い評価を受けています。

スマートロッカーや利用状況分析など、workhubでオフィスDXをさらに進めたい

――ファシリティマネジメントの観点で、今後の課題や導入したい機能はありますか

林さん：現状の課題としては、従業員が自発的に何かを始めるという動きがまだ少ないことです。そのために総務としてさまざまな取り組みを行っています。たとえば、名古屋と東京をオンラインでつなぐ社内バーイベント「TCバー」を月に一度開催しています。まだ完成形ではなく、うまくいけば次につなげ、うまくいかなければ改善する。これはまさに私たちの創業の精神に通じるものです。

今後導入したい機能としては、まずスマートロッカーですね。一つのロッカーを複数人でシェアできるようにしたいと考えています。人が増えるたびにロッカーの数を増やすのは非効率ですし、物理的にも難しくなります。

喜田さん：在宅勤務をするメンバーも多いため、現在のロッカー割り当ては少しもったいないと感じています。スポーツクラブのような、より柔軟な運用システムを導入できればと思います。加えて、カードシステムを利用してロッカーの使用状況を把握し、未返却の際に通知ができるようなシステムも良いですね。

林さん：もう一つ取り入れたいのが、オフィスや会議室の利用状況分析です。いわゆるオフィスのDX化ですね。実際にどう使われているのか、想定外の使い方がされていないかなど、次に何を改善すべきか考える際にデータは重要になります。

「TOKYO GLIP」の今後の展望：自ら企画・実行・発信できるオフィスへ

――「TOKYO GLIP」として、今後の目指すことを教えてください

林さん：「TOKYO GLIP」設立から3年が経ちましたが、コロナ禍もあり、当初の目的である「自らイノベーション、共にイノベーション」の実現にはまだ課題があります。

これからの3年は、従業員が自ら企画・実行・発信できる環境に注力したいと思います。オフィスづくりを「街づくり」と捉え、従業員が主体となって住みやすい街を自ら考えて作っていく活動を促していきます。こうした自主的なうねりを起こし、「グローバルな人財ネットワーク500人」の達成が今の目標です。

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